Để công việc được thuận lợi hơn bạn nên có một số kỹ năng mềm cần thiết để xử lý tình huống tốt n... http://lh3.googleusercontent.com/-S2y140xNf_g/Vfu3VxcWiCI/AAAAAAAAs4I/JCyxKwrP-1w/s72-c/amadeus-1050x700.jpg

Các kỹ năng mềm thiết yếu để làm việc tốt

In ra - Lưu thành PDF - Gửi qua email
Để công việc được thuận lợi hơn bạn nên có một số kỹ năng mềm cần thiết để xử lý tình huống tốt nhất tạo đà cho con đường dẫn tới thành công.

Một khi kỹ năng này phát triển, hiệu quả làm việc của bạn sẽ tăng lên, các mối quan hệ sẽ phát triển rộng hơn, đồng thời phát huy khả năng thăng tiến trong công việc của bạn.


Kỹ năng mềm không tự nhiên đến với bạn mà chính bản thân bạn phải tự tìm hiểu các phương pháp để hoàn thiện và biến nó thành phản xạ tự nhiên trong giao tiếp mỗi ngày.

Đừng vội học hết các kỹ năng cùng một lúc. Bạn cần thời gian để rèn luyện và đột phá. Chỉ cần một khoảng thời gian rèn luyện, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong các kỹ năng của mình.

1. Kỹ năng giao tiếp 

Hẳn ai cũng ý thức được tầm quan trọng của kỹ năng này, khi mà kỹ năng giao tiếp trở thành công cụ đắc lực cho mọi vị trí, dù bạn làm việc ở bộ phận nào. Có kỹ năng giao tiếp, bạn dễ gắn kết với người khác, có nhiều mối quan hệ và tạo thiện cảm với đối tác, khách hàng để công việc được trôi chảy.

Giao tiếp tốt không có nghĩa là bạn phải trở thành một nhà hùng biện giỏi hay một nhà lý luận xuất sắc. Kỹ năng giao tiếp thể hiện ở sự lưu loát trong lời nói, cũng như những cử chỉ hành động được biểu hiện để giúp cuộc hội thoại của bạn có đủ sức thuyết phục người khác.

Để giao tiếp tốt, yếu tố đầu tiên là phải tự tin, sau đó bạn phải có một khả năng ngôn ngữ tốt với vốn từ vựng phong phú. Có tự tin thì việc lưu loát trong lời nói mới dễ dàng. Có vốn từ vựng phong phú mới giúp bạn dễ dàng diễn đạt ý muốn nói.

- Phát âm chuẩn, mạch lạc, rõ ràng đối với giao tiếp bằng lời; viết câu đúng ngữ pháp, ngắn gọn, tập trung vào vấn đề đối với giao tiếp bằng văn bản.

- Tránh các cử chỉ ngôn ngữ cơ thể tiêu cực như bĩu môi, nhún vai, trợn mắt, cau mày…

- Không nhai kẹo cao su khi đang nói chuyện.

- Không nói xấu đồng nghiệp

- Không để việc riêng xen vào các cuộc trao đổi nơi công sở.

Nói chung, bạn nên để ý tới cách sử dụng từ ngữ của mình để tạo ấn tượng với người đối thoại. Cũng đừng quên rằng một trong những kỹ năng giao tiếp là biết lắng nghe.

Giao tiếp bằng lời nói: Bạn hãy đặt mục tiêu cho mình trong việc truyền đạt thông tin. Bạn cũng cần xác định đối tượng, nội dung và thời gian mà bạn muốn truyền đạt.

Giao tiếp qua ánh mắt: Hãy nhìn vào mắt họ khi bạn đang trò chuyện với họ, cho dù họ chỉ dừng lại với bạn một chút. Quan trọng là đừng để cho đôi mắt của bạn đảo quanh đâu đó trong suốt buổi trò chuyện.

Giao tiếp qua ngôn ngữ cơ thể: Để thể hiện sự quan tâm của bạn với đối tượng giao tiếp, bạn hãy ngồi thẳng lên và nghiêng về phía trước. Đừng gõ các ngón tay hay nhịp chân khi bạn đang trò chuyện. Tốt nhất bạn hãy bắt chước tư thế của người mà bạn đang trò chuyện để tạo ra luồng không khí giao tiếp thoải mái.

Kỹ năng viết: Cũng quan trọng không kém so với kỹ năng nói nhưng viết có nhiều thời gian cho bạn chỉnh sửa và hoàn thiện trước khi bạn gửi đi. Mỗi ngày khi bạn đọc và kiểm tra email, thư từ, bạn nên học cách chỉnh sửa chính tả và cách sử dụng từ, thay đổi cấu trúc câu, viết xúc tích hơn thay vì dài dòng. Bạn nên ghi nhận cách dùng câu từ của những người khác để hỗ trợ cách viết của bạn có chiều sâu, rõ ràng và mạch lạc hơn.

2. Khả năng thích nghi, sống hòa đồng với mọi người và làm việc nhóm tốt

Nếu vào một tổ chức mà bạn không thể thích nghi thì rất khó để làm việc và hiệu quả công việc sẽ không cao. Chính vì thế, khả năng thích ứng rất quan trọng, đặc biệt là đối với những người muốn đạt đến trình độ chuyên nghiệp. Một khi đã đạt đến trình độ làm việc chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng thích ứng với mọi điều kiện môi trường cũng như mọi sự thay đổi trong công việc.

Công ty là một tập thể, để tập thể phát triển vững mạnh thì từng thành viên trong tập thể đó phải biết cách gắn bó với nhau tạo thành những mắc xích vững chắc nhất. Nhiều khảo sát đã cho thấy, khi kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm tốt thì hiệu quả công việc cũng sẽ tăng, tránh lãng phí thời gian. Chính vì thế, dân công sở cần rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm để đạt được kết quả tốt nhất torng công việc.

Bạn không thể lúc nào cũng làm việc một mình, dù ở bất kỳ môi trường làm việc nào cũng sẽ có lúc phải làm việc nhóm. Điều kiện cần để làm việc nhóm là bạn phải biết cách kết hợp hài hoà với cách thành viên trong đội để có được kết quả cuối cùng tốt nhất. Vậy kỹ năng làm việc nhóm rất cần thiết cho quá trình thăng tiến của bạn, khi làm việc nhóm cũng là cơ hội để bạn thể hiện năng lực, sự nhiệt tình của bản thân trong công việc chung.

Nhà tuyển dụng đánh giá cao những ứng viên có khả năng làm việc độc lập, song một yêu cầu cũng quan trọng không kém là bạn phải biết hòa đồng, thân thiện và sẵn sàng phối hợp với các phòng ban khác  khi cần. Sự thân thiện, biết quan tâm, giúp đỡ người khác sẽ biến bạn thành nhân tố gắn kết mọi người và khiến môi trường làm việc trở nên thân thiện hơn – đó chính là điều mà cấp trên sẽ rất hài lòng về bạn.

3. Thể hiện được sự tự tin, năng động chững chạc

Một người tự tin sẽ luôn có những mục tiêu rõ ràng cho cuộc đời mình. Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đánh giá cao. Khi là người tự tin, năng động bạn cũng cần phải thể hiện được khả năng chinh phục, lãnh đạo của bản thân đó là lôi kéo người khác đứng về phía mình, làm theo kế hoạch của mình.

Một điều rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng là làm sao để biết được bạn có là người năng động và hay đề ra các sáng kiến hay không? Điều này có nghĩa là bạn liên tục tìm ra những giải pháp mới cho công việc của mình khiến cho nó hấp dẫn hơn thậm chí đối với cả những công việc mang tính lặp đi lặp lại.

Trong hầu hết các trường hợp, khi bạn muốn gây ấn tượng với một ai đó, sự tự tin là một thái độ rất hiệu quả. Thái độ của bạn khiến người khác tin tưởng, nó thể hiện bạn là người có năng lực, nhận thức được giá trị bản thân và làm việc hiệu quả. Thật tuyệt vời phải không? Tuy nhiên đừng quá tự tin dẫn đến tự phụ nhé, tự phụ là dạng tính cách giết chết con đường sự nghiệp của bạn.

4. Kỹ năng quan sát, sáng tạo trong công việc 

Quan sát tốt, quan sát kỹ không chỉ giúp bạn nhớ vấn đề, hiểu vấn đề mà còn giúp bạn tăng khả năng phân tích và giải quyết vấn đề.

Không ai dạy bạn cách sáng tạo trong công việc, nếu có chỉ là hướng dẫn bạn nên làm như thế nào để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vậy kỹ năng sáng tạo trong công việc do chính bạn nắm bắt và khơi nguồn. Một công việc quen thuộc, làm hàng ngày theo một cách dập khuôn chỉ mang lại cho bạn kết quả như những lần trước. Hãy thử tìm cách khác để thực hiện công việc đó nhanh hơn, sáng tạo hơn và cho kết quả tốt hơn.

Bạn có thể đang phải làm một công việc chán ngắt, buồn tẻ, hãy cố gắng khắc phục nó theo cách hiệu quả hơn. Khi một vấn đề khiến người ta phải miễn cưỡng bắt tay vào làm, hãy nghĩ ra một giải pháp sáng tạo hơn. Nếu không được, ít ra bạn đã từng thử nó.

Tính sáng tạo và lối suy nghĩ thông minh được đánh giá cao ở bất cứ công việc nào. Thậm chí công việc mang tính kỹ thuật nhất cũng đòi hỏi khả năng suy nghĩ thoát ra khỏi khuôn khổ. Vì vậy đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của việc giải quyết vấn đề theo cách sáng tạo.

5. Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác

Người Việt Nam chúng ta thường có tâm lý không tự tin cho dù vấn đề đó bạn có thể làm được, thậm chí là làm tốt. Đừng nghĩ mình kém cỏi, hãy thử đảm nhận nhiệm vụ và bắt tay vào làm. Biết đâu bạn sẽ khám phá ra mình có khả năng nào đó mà từ trước tới nay không hề biết. Tuy nhiên, khi làm việc gì bạn cũng cần phải nắm rõ được mục đích cuối cùng và lãnh đạo bản thân để không bị bỏ cuộc giữa chừng hoặc đi quá xa so với yêu cầu của công việc. Hãy biết dừng lại đúng lúc.

Kỹ năng lãnh đạo chỉ đơn giản là làm thế nào để tạo sức ảnh hưởng đến người khác. Như vậy thì kỹ năng này có thể ứng dụng cho bất cứ nhân viên nào ở mọi cấp độ trong tổ chức.

Sự sáng tạo có vai trò rất lớn trong việc thúc đẩy, nó khiến bạn đủ dũng cảm để theo đuổi một ý tưởng vốn bị mắc kẹt trong suy nghĩ và cuối cùng là bạn vượt qua được nó. Dẫn dắt những người khác theo cùng một hướng để đạt một mục đích chung, và người lãnh đạo giỏi là người có thể lãnh đạo được người khác bằng chính tấm gương của mình.

6. Nhân viên đa năng

Trong thời đại khủng hoảng kinh tế như hiện nay, một nhân viên có khả năng kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong công ty sẽ lựa chọn hàng đầu của nhà tuyển dụng, do nhu cầu cắt giảm nhân sự vì khủng hoảng. Dĩ nhiên bạn sẽ phải có một kỹ năng chuyên môn nhất định, nhưng việc có thể làm tốt các công việc khác sẽ thể hiện bạn là người linh hoạt, có khả năng ứng biến tốt.

Đừng than phiền rằng bạn phải làm thêm các công việc khác. Hãy thể hiện khả năng đa kỹ năng của bạn. Chắc chắn cái bạn nhận lại sẽ là rất lớn như kinh nghiệm hay các mối quan hệ mới.

7. Tận dụng tất cả các kỹ năng hướng đến mục tiêu 

Trong khi khám phá và xây dựng những kỹ năng “mềm”, bạn không nên bỏ qua những kỹ năng “cứng”. Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là bạn phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này để phục vụ cho công việc của mình.

Khi bạn vừa có một trình độ chuyên môn giỏi, vừa khéo léo trong giao tiếp, tự tin trong phong cách, chẳng có lý do gì mà nhà tuyển dụng không chọn bạn.

Nếu không có mục tiêu nghĩa là bạn đang  trên con đường không có điểm dừng. Do vậy điều kiện đầu tiên để thành công là phải có đích đến, đó chính là mục tiêu. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể đặt và thực hiện được mục tiêu như mong muốn. Kỹ năng đặt mục tiêu vô cùng quan trọng, nó là tiền đề cho những bước tiếp theo của bạn.

8. Biết lắng nghe thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình

Đây là một trong những kỹ năng mang tính thử thách nhất, và cũng chính là kỹ năng gây ấn tượng nhất đối với người tuyển dụng. Khả năng ứng xử trước lời phê bình phản ánh rất nhiều về thái độ sẵn sàng cải thiện của bạn. Đồng thời có khả năng đánh giá, nhận xét mang tính xây dựng đối với công việc của những người khác cũng mang ý nghĩa quan trọng không kém. Hãy nhận thức xem bạn thủ thế như thế nào khi phản ứng trước những lời nhận xét tiêu cực. Đừng bao giờ ném đá vào những lời phê bình mang tính xây dựng mà không nhận thấy rằng ít nhất nó cũng có ích một phần. Khi bạn đưa ra lời nhận xét với người khác, hãy thể hiện sao cho thật khéo léo và chân thành. Cố gắng dự đoán trước phản ứng của người nghe dựa vào tính cách của họ để có cách nói phù hợp nhất.

Kỹ năng lắng nghe vô cùng quan trọng đối với tất cả chúng ta. Dĩ nhiên ai cũng biết lắng nghe, nhưng lắng nghe như thế nào cho hiệu quả thì không phải ai cũng làm được. Vì thế, để thành công bạn cần phải rèn luyện kỹ năng lắng nghe người khác như thế nào cho hiệu quả nhé.

Trong cuộc sống và công việc không chỉ có những lời khen mà còn có những lời phê bình. Đừng tự ái vì điều này mà hãy xem đó như những bài học hữu ích, bởi những lời phê bình là những lời góp ý chân thành nhất, giúp bạn nhìn thấy những khuyết điểm cần phải thay đổi của bạn thân.

9. Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian 

Thời gian là vàng, một giây trôi đi là mất đi mãi mãi, vì vậy hãy sắp xếp công việc một cách khoa học nhất, theo thứ tự yêu tin và xác định thời gian cụ thể thực hiện công việc đó. Ví dụ, một bản báo cáo đáng ra chỉ làm mất một giờ, nhưng vì có nhiều thời gian nên bạn kéo dài hết cả một ngày làm việc. Như vậy thật sự quá lãng phí. Hãy dành thời gian rãnh đó giải quyết những công việc khác hoặc nghĩ ra những sáng kiến mới cho công việc để đạt  năng suất cao hơn.

10. Kỹ năng ra quyết định 

Kỹ năng này đóng vai trò then chốt đến thành công hay thất bại của bạn và tổ chức. Nếu là một nhân viên, khi nhận nhiệm vụ từ cấp trên điều đầu tiên bạn phải xem nhiệm vụ đó có vừa sức của mình hay không. Nếu bạn làm được và nhận nhiệm vụ thì không có gì phải bàn cãi. Nhưng nếu đó là một nhiệm vụ khó, vượt qua khả năng của bạn thì chắc chắn bạn phải từ chối hoặc nhờ sự hỗ trợ. Nhưng làm sao dám từ chối khi đó là nhiệm vụ của cấp trên, lúc này kỹ năng ra quyết định sẽ giúp được bạn.

Trường hợp nếu là người lãnh đạo, việc ra quyết định càng quan trọng hơn. Quyết định đúng hay sai sẽ tác động trực tiếp tới tổ chức và cả cá nhân người lãnh đạo. Do vậy hãy cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định điều gì để có lợi cho tổ chức và cả bản thân mình.

11. Kỹ năng giải quyết vấn đề 

Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ ảnh hưởng đến kết quả của công việc. Trong công việc, bạn sẽ giải quyết khá nhiều vấn đề. Do đó, rèn luyện một khả năng giải quyết vấn đề nhanh và chính xác là việc mà dân công sở nên làm để tăng hiệu suất công việc hơn.

Trong cuộc sống cũng như công việc không phải lúc nào cũng thuận lợi, suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải có.

Những kỹ năng mềm này không phải tự nhiên có mà sẽ được hình thành trong quá trình làm việc, tích luỹ kinh nghiệm. Vì vậy, nếu bạn còn thiếu hoặc thấy mình chưa có những kỹ năng này thì cũng đừng quá lo lắng, từ từ bạn sẽ tất cả những kỹ năng trên.

12. Kỹ năng quản lý thời gian

Khi quản lý thời gian tốt bạn sẽ không bị lỡ hẹn, tránh tình trạng thất hứa hoặc mất uy tín với khách hàng, với sếp. Để tăng kỹ năng quản lý thời gian của bản thân, chúng ta cần có một thời gian biểu, một lịch trình cụ thể. Điều này sẽ tránh sai sót và cũng giúp bạn kiểm soát tốt vần đề.

13. Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe đòi hỏi sự tập trung và tự giác kỷ luật. Đừng bao giờ nghĩ rằng lắng nghe là kỹ năng dễ vì có những lúc bạn bốc đồng ngắt lời người khác, điều đó có nghĩa là buổi giao tiếp “không thành công”. Đừng nên ngắt lời người khác để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nói. Hãy chờ đến khi họ kết thúc những điều cần nói.

Có nhiều lý do khác nhau trong kỹ năng này đó là thông cảm với một người khác, hiểu các cách hướng dẫn hoặc đánh giá một kế hoạch. Cho dù là lý do gì, bạn đều cần để ý và lưu tâm. Trong lúc lắng nghe bạn có thể đặt câu hỏi để tìm hiểu thêm về chủ đề của người nói hoặc giúp bạn hiểu hơn về một tình huống nào đó. Điều này thể hiện sự quan tâm và chú ý của bạn đối với người bạn đang lắng nghe.

Bạn có thể chuẩn bị cho mình một cuốn sổ ghi chép. Thực hành ghi chép sẽ tạo cho đối tượng đang tiếp xúc, trao đổi cảm nhận là họ quan trọng với bạn.

Ngoài việc lắng nghe, bạn nên chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của người nói. Khi bạn quan sát tư thế, giọng nói, ánh mắt, cử chỉ và nét mặt của họ, bạn sẽ nhanh chóng phản hồi một cách phù hợp với người đó.

14. Xây dựng các mối quan hệ

Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau rất quan trọng tại nơi làm việc. Bạn hãy tìm cách xây dựng tình bạn với các đồng nghiệp, giám sát của bạn, hoặc khách hàng và đối tác kinh doanh bởi vì làm việc trên tinh thần đồng đội sẽ đem lại hiệu quả công việc tốt hơn làm việc cá nhân.

Làm thế nào để kết bạn với các đồng nghiệp? Bạn hãy chào họ ngay khi bạn được nhận vào làm việc, mời họ đi ăn trưa hoặc cà phê. Bạn cũng có thể bắt chuyện trong một vài phút trong giờ giải lao hoặc nghỉ trưa. Ngoài ra, bạn có thể tham gia vào các sự kiện của công ty như các câu lạc bộ, các buổi đào tạo huấn luyện, v.v… Tránh xa các tin đồn và tán gẫu về một nhân viên nào đó trong công ty bởi nó hoàn toàn có thể phá hủy mối quan hệ giữa bạn với các đồng nghiệp.

Đừng bao giờ ngồi lê đôi mách, nói xấu đồng nghiệp của bạn.

Làm sao để tìm hiểu người quản lý của bạn? Bạn nên lên lịch họp mặt đối mặt (1:1) với người quản lý. Với hình thức này bạn có thể tìm hiểu người quản lý của bạn một cách dễ dàng; ngoài ra bạn còn có thể học hỏi từ người quản lý của bạn trong giao tiếp, lối sử dụng văn phong hoặc diễn đạt thông tin, hơn nữa là những lời khuyên chân thành giúp bạn tiến xa hơn trong công việc. Đặt câu hỏi và cố gắng hiểu các thông tin mà người quản lý muốn truyền tải đến bạn và cùng nhau tìm ra một giải pháp để cùng nhau phối hợp công việc ngày một tốt hơn. Nhớ là sử dụng lời nói, ngôn ngữ nhẹ nhàng, không xung đột. Các cuộc thảo luận không có phán xét, nhưng quyết đoán.

Cuối cùng, các mối quan hệ mở rộng với người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn (còn gọi là networking) sẽ giúp bạn kết nối làm việc tốt hơn.

15. Chủ động tiên phong

Chủ động trong công việc và tiên phong nhận nhiệm vụ công tác là hình thức giúp bạn nổi bật hơn trong toàn đội và có khả năng mau thăng tiến trong tương lai.

Bạn nên thể hiện trách nhiệm và nhiệt tình với công việc của bạn, nên bắt đầu bằng việc hoàn thành các công việc được giao mà không cần nhắc nhở thường xuyên từ người giám sát của bạn.

Không nề hà trong công việc, thấy việc gì cần phải thực hiện thì thực hiện ngay. Nếu một đồng nghiệp có một dự án lớn và bạn có thời gian thì hãy tình nguyện giúp đỡ.

Tìm kiếm thách thức trong công việc và phát triển nghề nghiệp, sự e dè trong giao tiếp sẽ khiến bạn nhút nhát, dè dặt khi đối diện với nhiều người khác nhau trong cuộc sống. Do đó hãy mạnh dạn đột phá bản thân mình qua những kỹ năng mềm này. Mọi việc đều không quá khó chỉ là bạn có “can đảm” để thực hiện hay không. Bạn có thể bắt đầu với kế hoạch của mình với bước “chuẩn bị” rất quan trọng trong bất kỳ kỹ năng nào hay dưới hình thức nào đã nêu trên. Bạn sẽ nhanh chóng thành công và thăng tiến trong công việc và cuộc sống!
Su Tổng Hợp
Ghé Sushop để mua ủng hộ các sản phẩm của Blogsudo
5 Blogsudo: Các kỹ năng mềm thiết yếu để làm việc tốt Để công việc được thuận lợi hơn bạn nên có một số kỹ năng mềm cần thiết để xử lý tình huống tốt n...

Bài mới nhất: